Achtung Zeitdiebe!

Zeitdiebe - Coach Chris Schmidt

Taktik und Einstellung sind jederzeit wandelbar

Wenn du den kostenlosen Spezialreport FOCUS ON PRIORITY gelesen hast, kennst du bereits den Unterschied zwischen proaktivem und reaktivem Vorgehen.

Und wenn du die 6 einfachen taktischen Prinzipien des Zeitmanagements schon in dein Leben integriert hast, wirst du die Vorzüge einer proaktiven Vorgehensweise wohl schon deutlich spüren.

Die bewusste Wahl der eigenen Taktik ist neben der bewussten Wahl der eigenen Einstellung der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung aller Projekte in unserem Leben.

Manchmal erscheint es allerdings zunächst so, als ob wir “Opfer der Umstände” wären. In Bezug auf bestimmte Menschen haben wir gelegentlich das Gefühl, dass diese uns unsere Zeit regelrecht stehlen.

Gerade Angestellte empfinden ihre berufliche Situation oft als ausgesprochen reaktiv und sehen keine Möglichkeit in den proaktiven Modus zu wechseln. Ganz bestimmt gibt es auch Berufe, die von Natur aus sehr viel reaktiver sind als andere.

Bisher ist es aber noch in jedem Unternehmens-Coaching gelungen, durch die Umstellung auf FOCUS ON PRIORITY die Produktivität einerseits und das Wohlbefinden der Mitarbeiter andererseits spürbar zu verbessern.

Lass mich das anhand des Beispiels eines leitenden Angestellten darstellen. Nennen wir ihn Walter.

Vor der Umstellung auf FOCUS ON PRIORITY

Walter ist Abteilungsleiter in einem mittelständischen Unternehmen. In seiner Abteilung arbeiten einschliesslich der Aushilfskräfte zeitweise bis zu 42 Personen. Die Führungsaufgaben vergibt Walter unter seinen Mitarbeitern immer projektbezogen.

Walter ist ein sehr sympathischer und geduldiger Mensch. In seiner Abteilung herrscht eine bereits durch seinen Vorgänger etablierte Kultur der offenen Tür. Alle Kollegen unterstützen sich stets gegenseitig und auch Walters Tür steht für die Mitarbeiter jederzeit offen.

Wann immer es eine Frage gibt, steht Walter gern zur Verfügung. Er begreift sich als Vorbild und zentrale Kraft für das Ergebnis seiner Abteilung. Walters Arbeitstag besteht somit im wesentlichen darin, seine Mitarbeiter zu unterstützen.

Diese erscheinen in der Regel an seiner Bürotür mit fast immer der selben Frage: “Walter, hast du mal eine Minute?”

Walter antwortet dann zumeist reflexiv mit “Ja, klar” und schon beginnt das nächste 1-Minuten-Meeting, welches niemals nur eine Minute dauert. Oft wartet direkt im Anschluss der nächste Mitarbeiter vor Walters Tür: “Walter, hast du mal eine Minute?“

Auf diese Weise ist Walter jeden Tag fast durchgängig im reaktiven Modus. Er reagiert auf die Anfragen seiner Mitarbeiter. Wenn Walter sein Büro doch einmal verlässt, ist er über sein Mobiltelefon weiterhin erreichbar. Das gilt auch nach Feierabend, der bei Walter meist erst nach 10 bis 12 Arbeitsstunden pro Tag stattfindet.

Denn wenn die meisten Mitarbeiter schon nach Hause gegangen sind, kommt Walter endlich dazu, die Dinge zu tun, die er sich für heute vorgenommen hatte. Wenn das nicht ausreicht, fährt Walter auch Samstags noch ins Büro oder nimmt sich Arbeit mit nach hause. 

Auch in seinem Urlaub und am Wochenende beantwortet Walter die wichtigsten 5-10 E-Mails pro Tag auf seinem Blackberry. Er will seine Leute halt nicht hängen lassen. Und irgendwie läuft es ja ohne ihn auch nie so richtig rund.

Wenn Walter seinen Chef, Herrn Huber, sprechen möchte, läuft es etwas anders. Walter muss dann zunächst bei der Sekretärin von Herrn Huber einen Termin ausmachen. Zu diesem Termin muss Walter pünktlich erscheinen und gut vorbereitet sein.

Jedes Meeting mit Herrn Huber ist sehr produktiv und geradlinig. Herr Huber stellt gezielte Fragen und Walter verlässt den Termin mit klaren Arbeitsaufträgen für seine Abteilung.

Herrn Hubers Schreibtisch wirkt immer sehr aufgeräumt, und man hat ihn nur äusserst selten mal nach Feierabend oder am Wochenende im Betrieb gesehen.

Nach der Umstellung auf FOCUS ON PRIORITY

Nachdem Walter selbst erste Anzeichen eines Burn-Outs festgestellt hat, trifft er die Entscheidung, seinen Arbeits- und Führungsstil mit Hilfe eines Coaches auf  FOCUS ON PRIORITY umzustellen.

Kernpunkte dabei ist die Abschaffung der 1-Minuten-Meetings.

Ausserdem wird Walters Abteilung in sechs feste Teams nach Arbeitsbereichen unterteilt. Mit allen Team Leadern führt Walter nun einmal pro Woche ein einstündiges Meeting. Bis dahin haben die Team Leader die Aufgabe, alle Angelegenheiten, die sie bisher nicht selbst bearbeiten konnten, aus ihrem jeweiligen Team zu sammeln.

Walter hört sich diese Dinge an und trifft dann gegebenenfalls mit seinen Team Leadern eine Entscheidung. Durch diesen Prozess verstehen die Team Leader immer besser, wie sie selbst eigene Entscheidungen im Sinne des Unternehmens treffen können. Dies führt dazu, dass im Laufe der Zeit immer weniger “Kleinkram” im Team Leader Meeting landet.

Ein grosser Teil des Meetings kann daher darauf verwendet werden, zu besprechen, wie man die gesamte Abteilung gemeinsam weiter entwickeln kann. Dadurch sind diese Zusammenkünfte zu wahren Produktiv-Treffen geworden.

Walter hat im Zuge der Umstellung übrigens eine Email mit folgendem Inhalt an alle Mitglieder seiner Abteilung geschickt.

[…] Ab sofort gibt es bei mir auch keine 1-Minuten-Meetings mehr. Bitte komme also nicht in mein Büro und frage mich, ob ich 1 Minute habe. Meine Antwort wird lauten: “Nein”.

Besprich bitte zunächst alle deine Ideen, Fragen oder sonstigen Anliegen mit deinem Team Leader. Er wird mich im Rahmen der wöchentlichen Team Meetings darüber informieren, sofern ihr bis dahin noch keine Lösung gefunden habt.

Wenn deine Angelegenheit wirklich nicht warten kann, schreibe mir bitte eine kurze E-Mail mit dem Betreff “Notfall”. Ich melde mich dann so schnell wie möglich bei dir. […]

Natürlich war das nach all den Jahren eine Umstellung für die Beschäftigen. Walter’s Email ging an einem Donnerstag raus und am drauf folgenden Freitag kam tatsächlich kein einziger Mitarbeiter an Walter’s Tür. Es war das erste Mal seit Jahren, dass Walter in dieser Situation war. Fast wollte schon Langeweile aufkommen. 

Tatsächlich konnte Walter an diesem Freitag seine selbst festgelegten MAX3 erledigen und brauchte auch keine Arbeit mit nach hause nehmen.

Am Montag allerdings, wollten sich die alten Muster sofort wieder einschleichen und Walter musste einige Male ein ebenso freundliches wie deutliches “Nein” auf die berühmte Hast-du-eine-Minute-Frage erwidern.

Meist erhielt er nach einigen verdutzen Sekunden von seinem Gegenüber die Antwort “Ach ja, stimmt ja…”.

Alte Gewohnheiten brauchen halt eine Weile, bis wir sie verändert haben. Nach etwa 2 Wochen hatten sich aber alle Mitarbeiter an die neuen Prozesse gewöhnt und auch weitestgehend selbst übernommen. Das Ergebnis ist bis heute ein deutlich motivierteres Team und ein insgesamt als “weniger stressig” empfundenes Arbeitsklima.

Neben der persönlichen Entlastung bringt FOCUS ON PRIORITY im Unternehmen nämlich noch einen weiteren grossartigen Vorteil. Mitarbeiter werden angeregt, zunächst ihr eigenes Potenzial zu nutzen und Verantwortung zu übernehmen.

Die Feststellung, selbst ein wichtiger Teil des Unternehmens zu sein, ist nach einschlägigen betriebspsychologischen Studien eines der wichtigsten Kriterien in Sachen Arbeitszufriedenheit.

Zu hause geht’s auch

Das oben beschriebene Konzept lässt sich ebenso gut im Privatbereich umsetzen. Zwar wirst du mit deinen Familienmitgliedern und Freunden wahrscheinlich weniger formelle Besprechungstermine einrichten.

Andererseits macht es grossen Sinn, sich für diese wichtigen persönlichen Gespräche ausreichend Zeit zu nehmen. Und genau das erreichst du mit FOCUS ON PRIORITY.

Wenn deine zweitbeste Freundin dich also anruft, nur um dir den neuesten Tratsch zu erzählen, während du mit einer deiner MAX3 beschäftigt bist, könnte deine Antwort doch zukünftig durchaus in etwa so lauten:

“Liebe Gisela, im Moment geht es leider nicht. Aber zwischen 17.00 und 17.30 Uhr habe ich gern Zeit für dich und freue mich darauf, von dir zu hören.”

Und natürlich ist auch nicht jeder Zeitdieb ein Schwerstkrimineller. Wenn dein kleiner Sohn oder deine Tochter hereinkommt, während du in deinem Home Office arbeitest, dann wirst du möglicherweise für einen kindlichen Notfall gebraucht (z.B. ein zerbrochenes Spielzeug).

Aber selbst hier funktioniert es zumeist, wenn du kurz echte wertschätzende Aufmerksamkeit spendest und die eigentlich sofort verlangte Lösung auf einen späteren Zeitpunkt verlegst. Dabei solltest du ausserdem immer zu Selbständigkeit und Eigenverantwortung animieren.

Zum Beispiel so: “Ich kümmere mich gern in einer halben Stunde um diese Sache. Vielleicht magst du bis dahin schon einmal schauen, was du selbst reparieren kannst.”

Durch dein taktisches Zeitmanagement hast du in der Rubrik “Verschiedenes” Raum für genau solche Notfälle eingeplant.

FOCUS ON PRIORITY bedeutet nicht, dass du dich deinem Terminplaner unterwirfst. Genau das Gegenteil ist der Fall.

Durch dein eigenständiges, taktisches Zeitmanagement verschaffst und erhältst du dir deine persönliche Freiheit.

Du schaffst Zeit und Freiheit für die wirklich wichtigen Dinge in deinem Leben.